Monitorizare si Control Proiecte

     Proiectele trebuie să adauge valoare unei afaceri, sa produca beneficii, dar realitatea arata ca există multe modalități de a eroda acea valoare. Aceasta poate fi cauzata de o definire defectuoasă a premizelor inițiale, de exemplu angajarea într-un buget sau o programare nerealista. Dar poate fi cauzat și de o definire defectuoasă a domeniului de aplicare (continutul proiectului), de lipsa de planificare sau de controlul scăzut al costurilor. În cel mai rău caz, dacă un proiect scapă de sub control, valoarea inițială a afacerii si beneficiile dispar chiar inainte de data livrării proiectului.
     Pe măsură ce un proiect se dezvoltă de la oportunitatea inițială a afacerii la proiectarea tehnica și inginerie, construcție și predare către utilizatorul final, controalele din cadrul proiectului trebuie sa se  maturizeze impreuna cu acesta. Deoarece nivelul definirii proiectului crește în timp, controalele proiectului trebuie sa fie efectuate la un nivel mai detaliat.
     Unul dintre elementele cheie pentru asigurarea controlului proiectului este programarea. Este important să realizăm că programarea necesită o activitate pro-activă pentru a se asigura că toate intrările relevante sunt captate și acolo este o înțelegere bună a ipotezelor de execuție inclusiv programarea riscurilor. De multe ori se face referire la diferența dintre un "programator" și un "planificator". Un programator operează în mod izolat și este foarte bun pentru a pune toate activitățile într-o aplicatie software pentru programare pentru a dezvolta un sunet tehnic numit „program". Un planificator este în permanență in contact cu toate părțile interesate relevante pentru a înțelege pe deplin etapa, prioritățile, abordarea execuției, planificarea riscurilor și ipotezele care stau la baza acestora. Ca exemple extreme, puteți întâlni un "programator" care nu a vizitat niciodată șantierul de construcții sau nu a reușit să se întâlnească cu un "planificator" care știe mai multe despre construcție decât managerul construcției!

     Practica arata ca proiectele de succes trebuie să urmeze o serie de faze distincte cu revizuiri oficiale sau „porți” între care se ia decizia de a continua în faza următoare sau nu si totodata modalitatea de a continua. În fiecare fază a proiectului se desfășoară multe activități și se produc multe rezultate / livrabile. Pentru a controla planificarea și executia unui proiect, intregul continut și pachetele de lucru trebuiesc defalcate în activități gestionabile, legate de o structură de defalcare a lucrărilor (WBS – Work Breakdown Structure). Un WBS definește descompunerea ierarhică a sarcinilor și sub-sarcinilor fiind un instrument eficient pentru controlul proiectului fiind indispensabil pentru definirea Pachetelor de Lucru ( WP – Work Package) si in cele din urma a activitatilor proiectului.
     Dezvoltarea unui grafic de retea ajuta la analiza modului in care activitatile trebuie sa interactioneze intre ele, conform proceselor tehnologice, la posibilitatea optimizarii executiei si la stabilirea unei durate realiste a intregului proiect (sau faza), conform Drumului Critic. Transpunerea rezultatului analizei de retea intr-un Grafic Gantt conduce la o comunicare mai buna intre partile implecate in proiect, ajutand la raportarea permanenta a stadiului proiectului.
     Trebuie să știți că programul graficului de executie va fi influențat de mai multe parti interesate sau afectate (stakeholderi), în funcție de interesele lor specifice. De asemenea, trebuiesc luate în considerare interesele contractorilor implicați, partenerii implicati in business si chiar factorii STEEPL (Sociologici, Tehnologici, Economici, Ecologici, Politici si Legislativi) care guverneaza segmentul de piata in care se desfasoara proiectul.

Ceea ce nu poate fi masurat nu poate fi controlat !

Tehnicile de monitorizare și control pot fi împărțite în trei domenii:

•    Monitorizarea Planului de Proiect,
•    Monitorizarea Bugetului Proiectului,
•  Monitorizarea prin masurarea regulata a stadiului și / sau etapa de raportare și monitorizare efectuată la diferite niveluri.

     Instrumentele si tehnicile de project management modern asigura posibilitatea realizarii monitorizarii si controlului unui proiect indiferent de marime si complexitate.

     Metoda Valorii Dobandite ( EVM – Earned Value Management) poate furniza managerilor de proiect si proprietarilor proiectului informatii valoroase privind evolutia unui proiect, pe baza unor indicatori de persormanta ( KPI – Key Performance Indicators), astfel incat sa se cunoasca atat stadiul actual al proiectului, tendintele, “sanatatea” acestuia cat si prognozarea elementelor de cost si timp de finalizare.
      Pe baza variatiilor proiectului fata de referinta planificata si aprobata, adoptand strategiile potrivite, managerii de proiect pot asigura monitorizarea si controlul proiectului, obtinerea beneficiilor si inchiderea cu succes a proiectului.

EUROPROIECT ESTATE® furnizeaza servicii profesionale de monitorizare si control a proiectelor de constructii cu personal specializat, asigurand obtinerea rezultatelor dorite.