ISO 21500:2021 - Managementul proiectelor, programelor și portofoliului

     Acest document specifică contextul organizațional și conceptele care stau la baza gestionării proiectelor, programelor și portofoliului. De asemenea, oferă îndrumări organizațiilor pentru a adopta sau îmbunătăți managementul proiectelor, programelor și portofoliului folosind standardele elaborate de ISO/TC 258.

Acest document este aplicabil majorității organizațiilor, inclusiv organizațiilor publice și private și nu depinde de dimensiunea și tipul organizației. De asemenea, este aplicabil oricărui proiect, program și portofoliu, indiferent de complexitate, dimensiune sau durată.

Îndrumări suplimentare cu privire la managementul proiectelor, programelor și portofoliului și guvernarea acestora sunt oferite în ISO 21502, ISO 21503, ISO 21504 și ISO 21505.

Modalitatile în care au fost gestionate proiectele în trecut nu mai sunt suficiente pentru multe dintre proiectele actuale, precum și pentru proiectele viitoare. Complexitatea proiectelor pune presiune asupra organizațiilor de a intelege mai bine modalitatile de a identifica, selecta, măsura si controla anumite caracteristici ale proiectului.

     Scopul standardului ISO 21500:2012 (prima versiune) si ISO 21500:2021 (editia a doua) a fost acela de a oferi orientări generice asupra conceptelor şi a proceselor de management de proiect, importante pentru realizarea cu succes a proiectelor. Acest standard de management de proiect acceptat la nivel mondial, este recunoscut ca referinţă fundamentală pentru punerea în aplicare a cunoştinţelor şi a bunelor practici de management de proiect.

     ISO 21500:2012 a fost o încercare de reconciliere pentru diferitele standarde naționale legate de management de proiect si de aceea, in multe secțiuni din acesta exista contribuții ale unor standarde din diverse tari : SUA (Ghidul PMBOK® - Project Management Body of Knowledge, care este un standard ANSI), Marea Britanie (BSI 6079) și Germania (DIN 69901). Desi aceste contribuții au fost modificate și dezvoltate de către comitetul ISO TC 236, diferite secțiuni din standardul ISO 21500 reflecta standardele naționale originale din care acestea provin.

     In cazul Ghidului PMBOK® - elaborat de Project Management Institute - PMI-USA, standardul ISO 21500 este în aliniament cu ultima ediție - PMBOK® Guide Ed.5-a.; pe de alta parte, metodologia PRINCE2™:2009 (PRojects IN Controlled Environments) nu a fost folosita ca document fundamental, dar in mod indirect, prin diverse practici ar putea fi prezenta în ISO 21500.

     Standardul ISO 21500 menționează în Capitolul 1 - Domeniul de aplicare, urmatoarele : "Acest standard oferă îndrumări pentru managementul proiectului și poate fi folosit de orice tip de organizații, inclusiv publice, organizații private sau comunitare, precum și pentru orice tip de proiect, indiferent de complexitate , marime sau durata. Acest standard asigură o descriere de înalt nivel pentru concepte și procese care se considera ca pot sa formeze bune practici în managementul de proiect" iar atunci cand se refera la segmentul de cititori tinta include, printre altele : " dezvoltatorii de standarde naționale sau organizaționale pentru utilizarea în dezvoltarea de standarde de management de proiect, care sunt compatibile la un nivel de bază cu cele ale altora ".

     Traducerea standardului ISO 21500 în limba română a fost efectuata de un grup de specialisti, profesionisti in domeniul management de proiect, fiind finalizata in luna aprilie 2014. Este de remarcat faptul ca Asociația de Standardizare din România – ASRO [ recunoscută ca organism naţional de standardizare prin HG 985/2004 ] este un organism care a fost membru in comitetul ISO/TC-236 dedicat pentru dezvoltarea standardului ISO 21500 .

     Standardul internațional ISO 21500:2012, furnizează îndrumări pentru management de proiect si poate fi folosit de orice tip de organizație, inclusiv organizații publice, private sau asociaţii comunitare, precum și pentru orice tip de proiect, indiferent de complexitate, de amploare sau de durată. ISO 21500 furnizează o prezentare generală a conceptelor și proceselor considerate pentru a defini o bună practică în management de proiect. Proiectele sunt plasate în contextul programelor şi al portofoliilor de proiecte, dar acest standard nu furnizează îndrumări detaliate privind managementul programelor și portofoliilor de proiecte (acestea facand obiectul standardului ISO 21502 – in dezvoltare). Subiectele legate de management general sunt abordate doar în contextul managementului de proiect.

     ISO 21500 arata ca managementul de proiect constă în aplicarea unor metode, instrumente, tehnici şi competenţe pentru finalizarea unui proiect. Managementul de proiect include integrarea diferitelor faze ale ciclului de viaţă al proiectului prin intermediul unor procese, care trebuie selectate si ordonate într-o viziune sistemică, in vederea realizarii cu succes a unui proiect.

     In cadrul fiecarei faze a ciclului de viaţă a proiectului, trebuie să se finalizeze anumite livrabile specifice. Aceste livrabile pot fi revizuite în mod regulat pe parcursul proiectului pentru a îndeplini cerinţele clienţilor şi ale altor părţi interesate.

     Deoarece organizaţiile îşi stabilesc strategia având la bază misiunea, viziunea, politicile şi anumiti factori din exteriorul limitelor organizaţionale, deseori proiectele reprezintă mijloace de realizare a obiectivelor strategice.

    Astăzi, aproape fiecare companie foloseste management de proiect, toate organizaţiile lucreaza pe proiecte, fie că aceasta este recunoscut ca atare la nivel formal, sau nu iar diferențierea dintre companii este dată de modul in care utilizeaza management de proiect. Proiectele au de regulă ca scop să creeze noi capabilităţi organizaţionale, să îndeplinească noi cerinţe datorită ritmului crescut al schimbării din mediile organizaţionale, sau să concretizeze noi oportunităţi. Diferența între simpla utilizare a managementului de proiect și utilizarea acestuia in mod profesionist face diferenta intre companiile care se dezvolta si cele care raman in urma iar aceasta diferenta devine din ce in ce mai pregnanta datorita atitudinii si suportului de la nivelul executiv al fiecarei organizatii fata de utilizarea eficienta si eficace a tehnicilor de management de proiect.

     Managementul de proiect nu mai este privit ca o activitate part-time sau doar o poziție pentru cariera, ci este acum privit ca o competență strategică necesară pentru supraviețuirea firmei.

     Capacitatea superioară de management de proiect poate face diferenta intre a castiga si a pierde un contract, iar in acest fel managementul de proiect a ajuns sa fie factorul decisiv, principala forta motrice a organizatiilor de orice fel (structura, marime, organizare, cultura … etc.). Pentru organizaţii a devenit esenţial să îşi livreze proiectele cu succes, pentru a-şi asigura un viitor sustenabil iar aceasta presupune a avea cel putin un manager de proiect capabil, abil, bine instruit şi experimentat.

     De aceea este important să aveţi cel puţin o înţelegere de bază în domeniul managementului de proiect, indiferent de rolul pe care l-aţi putea avea (manager, sponsor, client, membru de echipa …etc.), avand in vedere că atâta timp cât vorbiţi aceeaşi limbă cu toate celelalte grupuri de interes implicate, comunicarea va fi cu mult facilitată şi va contribui la imbunatatirea vitezei de realizare, calitatea şi gradul de îndeplinire al proiectului. A deveni familiari cu ISO 21500, cu conceptele sale, cu grupele de subiecte (temele abordate) şi procesele sale, poate creşte la nivel general gradul de livrări reuşite ale proiectelor si implicit succesul organizatiei.

     Odata cu creşterea complexităţii proiectelor, creşte şi cererea asupra competenţei managerului de proiect. Este recunoscută nevoia de a obţine abilităţi, cunoştinţe şi educaţie specifice pentru a putea îndeplini cu succes rolului managerului de proiect. Deoarece caracteristicile unei discipline profesionale includ, de asemenea, un limbaj comun, termenii şi definiţiile din ISO 21500 furnizează un vocabular profesional fundamental şi termeni specifici de management de proiect acceptati prin consens la nivel global, ceea ce poate fi considerat fundamental ( Termeni si definitii; Concepte incluzand competente ; Procese).

     Standardul ISO 21500 afirmă, că managementul proiectelor de success necesită oameni competenţi în procesele şi principiile managementului proiectelor, definind (fara a se limita la), cel puţin 3 categorii de competenţe ale managementului proiectelor care sunt necesare pentru aplicarea managementului de proiect:

    ­    *  Competenţe tehnice, pentru livrarea proiectelor prin aplicarea proceselor managementului de proiect într-o manieră structurată;
       * ­ Competenţe comportamentale care se referă la capacităţile necesare pentru construirea şi consolidarea relaţiilor, benefice pentru proiect în mediul organizaţional;
    ­    * Competenţe contextuale, care se referă la adaptarea proceselor de managementul proiectelor la mediul organizaţional.

     Organizaţiile cu structura funcţionala sunt în general centrate “pe funcţie” şi se concentrează pe operaţiile curente zilnice. Astfel, operaţiile pot deveni mai rezistente schimbărilor, mai ales ca liderul unei asemenea schimbări se află în afara propriilor responsabilităţi şi necesităţi funcţionale. Proiectele şi managementul de proiect, se ocupă cu implementarea schimbărilor necesare în operaţii, pentru a rămâne în business iar realizarea obiectivului proiectului şi a aplicării sale în operaţiuni poate ameninţa chiar eficienţa şi eficacitatea entităţilor operaţionale specifice (departamente, centre de profit …etc.), dar este totuşi executată pentru a pemite întregii oganizaţii să muncească în mod eficient.

 Interacțiunea grupurilor de procese. Intrările și ieșirile reprezentative

      Realitatea arata că aproape nici o organizaţie nu poate supravieţui în mediul de astăzi fără să aibă proiecte (desi uneori acestea să nu sunt recunoscute în mod formal) pe care le executa intr-un anumit fel. Creşterea numărului de “reorganizări” reflectă acest lucru, pentru a se asigura că organizaţia ţine pasul cu creşterea complexităţii şi a rapidităţii schimbărilor din mediul înconjurător. Creşterea numărului schimbărilor, împreună cu riscurile asociate acestora, necesita o concentrare si o atentie mai mare proiectelor, împreună cu nevoia de abordare mai profesională a managementului de proiect. Aceasta se datorează faptului că acest tip de abordare profesională asigură că schimbările sunt aplicate şi gestionale în mod corespunzător. In acest context, organizaţia funcţională este pusa sub semnul intrebarii, tendinta fiind catre structuri organizationale matriceale sau pe proiecte.

     ISO 21500 prezinta o abordare profesională a managementului de proiect, aplicabilă tuturor proiectelor, în majoritatea cazurilor. Această abordare are la baza valoarea sa dovedită şi beneficiile din practică, prin contribuţia a sute de experţi în management de proiect din intreaga lume, care îşi bazează expertiza pe experienţa a mii de practicanţi din toate tarile. Punerea acestor cunoştinţe la dispoziţia unui public mai larg, într-un mod bine structurat şi uşor de înţeles a stat la baza dezvoltării acestui standard, deoarece scopul este îmbunătăţirea comunicarii şi colaborarii în mediul proiectelor, crescând astfel succesul fiecarui proiect.

     ISO 21500 este menţionat ca un standard informativ, ca un ghid ce poate fi definit ca o structură conceptuală de bază ce permite manuirea omogenă a diferitelor procese, grupate împreună. Un ghid oferă un model cu o tactică bine definită pentru a stăpâni mediul complex al unei organizaţii într-un mod simplu. Acesta se comportă ca o hartă a înregului corp de cunoştinţe ale managementului de proiect.

     Deoarece ISO 21500 este bazat pe bune practici, recunoscute şi acceptate la nivel global, acesta poate fi considerat o “bază de date de lecţii învăţate fundamentale la nivel global” eficientă pentru management de proiect. Avand la baza o structura şi procesele bine definite, acesta va schimba cu siguranţă mentalitatea din organizaţii si va permite echipei de proiect, precum şi grupurilor de interese, să desemneze procese de management de proiect adecvate şi să le adapteze proiectului. Acest standard imbunătăţeşte în mod direct comunicarea proiectelor prin crearea unei înţelegeri comune a ceea ce sunt “proiectele”, “o viziune comună cu privire la modalitatea in care acestea se gestionează mai bine”, rezultând o abordare imbunatatita a managementului de proiect, pentru o echipă de succes.

     Organizaţiile dezvoltă proceduri pentru livrarea rezultatelor într-un mod previzibil, care le permite să gestioneze aşteptările. Când proiectele cauzează schimbări în organizaţie, diferitele părţi interesate sunt implicate la diferite niveluri organizationale, cum ar fi nivelul operaţional, nivelul tactic, chiar şi la nivel strategic. ISO 21500 asigura o abordare consistenta a acestor probleme, in secţiuni separate din Clauza 3: “Proiecte şi strategii organizaţionale”, “Mediul de proiect”, “Guvernanta proiectului”, “Proiecte” şi “Operaţiuni”, precum şi modul în care acestea pot interacţiona. In acest context, ISO 21500 poate asigura imbunatatirea practicilor curente din organizatii sau efectiv comutarea la ISO 21500, ca referinta de baza pentru metoda sau practica de management de proiect prin adaptarea acestuia la proiectele organizationale curente.

     Importanţa ISO 21500 este aceea că introduce un standard global şi armonizează un singur limbaj pentru practica de management de proiect. Este acoperitor şi un punct de referinţă pentru toate proiectele, din toate organizaţiile, putand fi folosit :

    - Drept referinţă în cadrul unui audit
    - Ca punte de legătură între procesele de management de proiect şi de business
    - Ca şi lista de verificare a cunoştinţelor şi abilităţilor managerilor şi echipelor de proiect
    - Ca şi referinţă comună între diferite metode, modele, practici
    - Ca şi limbaj comun în management de proiect.

ISO 21500 este structurat după cum urmează:

       Clauza 1 - Aria de cuprindere;
       Clauza 2 - Termeni şi definiţii
       Clauza 3 - Concepte de management de proiect
       Clauza 4 - Procese de management de proiect
       Anexa A (Informativă) - Grupuri de procese mapate pe grupe de subiecte

Clauza 3 prezinta conceptele care au un rol important în execuţia proiectelor:

    ­      Proiect
    ­      Management de proiect
    ­      Strategie şi proiecte organizaţionale
    ­      Mediu de proiect
    ­      Guvernanţa proiectului
    ­      Proiecte şi operaţiuni
    ­      Grupuri de interes şi organizaţia de proiect
    ­      Competenţe ale personalului din proiecte
    ­      Ciclul de viaţă al proiectului
    ­      Constrângerile proiectului
    ­      Relaţia dintre conceptele şi procesele de management de proiect

     Aceste concepte sunt centrate în jurul ideii de creare a valorii într-o organizaţie. Strategia organizaţiei crează oportunităţi care sunt evaluate şi selectate, (de ex. în cadrul unui proces de management de portofoliu). Documentele de fundamentare aferente oportunităţilor selectate pot avea ca rezultat unul sau mai multe proiecte, fiecare dintre acestea avand anumite livrabile. Aceste livrabile sunt în mod normal utilizate în operaţiuni pentru a crea beneficii, respectiv pentru crearea de valoare pentru organizaţie. Beneficiile pot reprezenta intrari pentru realizarea şi dezvoltarea viitoare a strategiei organizatiei.

     Clauza 4 identifică procesele de management de proiect recomandate a fi aplicate întregului proiect, sau tuturor fazelor acestuia. Aceste procese sunt generice şi pot fi folosite în orice organizaţie sau entitate iar in mod normal, managerul proiectului şi sponsorul selectează procesele aplicabile şi secvenţa în care vor fi implementate, în funcţie de proiectul derulat şi de nevoile organizaţiei sau entităţii.

Vedere de ansamblu a conceptelor Managementului de proiect şi relaţiile dintre ele.

Procesele de management de proiect sunt văzute din două perspective diferite:

         - ca grupuri de procese din perspectiva managementului proiectului, sau
         - ca grupuri de subiecte din perspectiva unei anumite teme legate de practica managementului de proiect.

     Există in total 39 de procese ce sunt impartite in cinci grupuri :

    - Iniţierea
    - Planificarea
    - Implementarea
    - Controlul
    - Încheierea

 

     Privite ca teme de management de proiect, procesele sunt impartite in zece grupe de subiecte:

    - Integrarea
    - Grupurile de interes
    - Aria de cuprindere
    - Resursele
    - Timpul
    - Costul
    - Riscul
    - Calitatea
    - Achiziţiile
    - Comunicarea

     În cadrul proceselor sunt întreprinse toate acţiunile relevante pentru managementul unui anumit aspect din cadrul unui proiect. Procesele transforma intrarile în rezultate (iesiri) utile, care la rândul lor pot deveni intrari în alte procese. Intrarile si rezultatele (iesirile) tipice sunt informatii continute in documentele de proiect, precum planurile de proiect, graficele, diagramele, contractele încheiate, rapoarte de progres, …etc.

Anexa A din ISO 21500 furnizeaza un exemplu de secvenţiere logică a proceselor pentru un anumit proiect.

Acest standard poate fi gasit la :

Asociația de Standardizare din România (ASRO)
București, Sector 1, Cod 010362, Str. Mendeleev nr. 21 - 25

www.asro.ro