COST CONTROL pentru proiectele de constructii

SISTEMUL DE PROGRAMARE si BUGETARE a PROIECTULUI

     Această secțiune a cursului pentru Sistemul de Control integrat COST-DURATA al Proiectului descrie procesele de planificare necesare pentru a dezvolta un Plan de Proiect practic. Aceste procese  sunt puse în aplicare de către echipa desemnata de management a proiectului, avand ca scop realizarea integrarii Programului Graficului de Executie cu Bugetul Proiectului. Cursul prezinta modalitatea practica de dezvoltare a unei linii de referinta (de baza) pentru proiect, fata de care sa poata fi masurate si comparate rezultatele reale, obtinute pe durata executiei proiectului.

     In cadrul acestei sectiuni sunt prezentate modalitatile de a genera un program rezonabil pentru lucrari care sa conduca la finalizarea proiectului, program care, atunci când este încărcat cu resurse, sa formeze o bază integrata pentru proiect.

     Cursul prezinta modalitatile de dezvoltare a Programului Graficului de Executie al Proiectului, structurat si codat in concordanta cu structura WBS (Work Breakdown Structure).  Pentru obtinerea unui program eficient si flexibil pentru proiect , sunt prezentate modalitatile de abordare a planificarii programului, plecand de la evenimentele majore din cadrul proiectului (Fazele determinante) si dezvoltand fiecare etapa pana la nivelul elementelor de control, inclusiv rolurile si responsabilitatile pentru membrii echipei de management a proiectului.  Prezentarea Sistemului de Management a Costurilor, continua cu relatia cu Clientul, estimarea si bugetarea costurilor in vederea definirii si dezvoltarii unui Plan de Conturi de Control (corelat cu structura WBS si cu Rolurile si Responsabilitatile definite), cursul prezentand elemente practice, aplicabile imediat.
     Modalitatile de definire a unei linii de referinta pentru costurile proiectului (fata de care sa poate fi masurate variatiile rezultatelor reale) sunt prezentate impreuna cu instrumentele si tehnicile ce trebuiesc utilizate, completand cu exemple pentru Programul Graficului de Executie, exemple pentru Planul de Conturi de Control, Documente Sablon pentru dezvoltarea Pachetelor de Lucru (WP) … etc.

SISTEMUL DE AUTORIZARE A LUCRARILOR PROIECTULUI

     Sistemul de Autorizare a Lucrarilor este necesar în timpul fazei de execuție a proiectului pentru a controla fluxul de lucrari care urmează să fie realizate, cu încadrarea in bugetul autorizat al proiectului. Această procedură formală, este utilizata pentru a fixa pentru activitatile din proiect, limitele impuse de manageri, în autoritatea lor de a angaja și cheltui resursele cu care va fi incarcat proiectul. Aceste limitări oferă pentru Managerul de Proiect, asigurarea ca nici o lucrare nu este autorizata, decat daca a fost planificata și bugetata în mod corespunzător.

     Cursul prezinta pas-cu-pas Procesul de Autorizare a Lucrarilor , modalitati eficiente de relationare (delegarea de responsabilitate) intre Managerul de Proiect si Responsabilii pentru Conturile de Control definite. Sunt prezentate diferite tipuri de autorizatii specifice (Autorizarea Lucrarilor, Autorizarea Achizitiilor, Autorizarea Deplasarilor, … etc. ), respectiv autorizarea elementelor ce pot impacta costurile proiectului.

SISTEMUL DE CONTABILIZARE A PROIECTULUI

     Scopul Sistemului de Contabilizare a Proiectului este de a colecta costurile reale suportate de proiect, care prin comparație cu datele din liniile de referinta, pot furniza Managementului de Proiect starea bugetului proiectului. Deoarece forța de muncă (proprie  și subcontractata) și achiziția de materiale / echipamente, reprezintă cea mai mare parte a cheltuielilor unui proiect, este esențială contabilizarea corecta pentru ambele categorii de cheltuieli, pentru a obține o înțelegere reala a modului în care proiectul este performant, fata de Linia Directoare de Baza a Performantei Proiectului (referinta).

     Sunt abordate aspecte practice (delegare de responsabilitati, codarea, colectare si raportarea)  privind contabilizarea costurilor pentru munca, achizitii, deplasari, conturi creditoare (achizitii deschise, achizitii efectuate prin instrumente de plata …etc.) si organizarea acestora intr-un Jurnal de Intrari, Evidenta cu Inventarul Stocurilor, Costurile Indirecte si Sistemul de Contabilizare a Materialelor.

Aceasta sectiune a cursului include exemple cu Rapoarte de Stare ale Proiectului, Rapoarte cu Angajamente de Plata deschise … etc.

STATUSUL SI PROGRESUL PROIECTULUI

     In aceasta sectiune a cursului este prezentat si explicat modalitatea în care poate fi determinată starea reala a proiectului (statusul) în timpul executiei Planului de Proiect. Sunt descrise modalitatile de colectare saptamanal / lunar, a datelor pe baza carora poate fi calculata valorea efectiva a lucrarilor executate. Cunoașterea statusului proiectului este utila pentru toate nivelurile de management de proiect, în vederea luarii de măsuri corective corespunzătoare, atunci când exista deviatii fata de Linia Directoare actualizata (de referinta), stabilita in Planul de Proiect.

     Sunt prezentate instrumente si tehnici ce pot fi utilizate, modul de calcul, de interpretare si de utilizare a indicatorilor tehnico-economici privind starea reala a proiectului. Pe baza Statusului Rapoartelor de Actualizare finalizate pentru toate Conturile de Control definite, se poate defini, impreuna cu responsabilul fiecarui Cont de Control, masurile corective (incl. modalitatea de aprobare si punere in practica) pentru aducerea proiectului in parametrii planificati si aprobati.

ANALIZA si RAPORTARE

     In aceasta sectiune a cursului Sistemul de Control integrat COST-DURATA al Proiectului sunt prezentate si explicate modalitatile  prin care poate fi determinată, analizata și documentata starea de performanță a proiectului în timpul executiei.  Aceasta analiza furnizeaza  echipei de proiect o înțelegere și o evaluare a proiectului și progresului acestuia. Pe baza Variațiilor de Cost și de Programare fata de Linia Directoare de Baza pentru Masurarea Performantei Proiectului (Cost Baseline) sunt derivate anumite valori, prin analiza metricilor  proiectului.

     Cursul prezinta modalitatea de stabilire a unor praguri de variație, pentru a ajuta managementul de proiect să-și concentreze atenția și resursele pe deviatiile cu cea mai mare semnificație pentru proiect. Rezultatele din analiza variațiilor pot furniza elementele de baza pentru acțiunile de management, in vederea rezolvarii problemelor din proiect, înainte ca acestea să devină probleme substanțiale grave.
     Este prezentata modalitatea de analiza a variatiilor fata de linia directoare (referinta), Indicatorii de Variatie si de Performanta pentru proiect ( variatii de cost, variatii de programare, estimarea costului la finalizare, estimarea datei estimative de finalizare a proiectului …etc.).

    
 Modalitatea de obtinere si utilizare a Rapoartelor de Management pentru proiect este tratata intr-o sectiune separata din cadrul cursului.  Raport cu Angajamentele Deschise, Raport de Stare, Raport pe 12 luni, Raport cu Cheltuieli in Luna sunt doar cateva dintre rapoartele curente.
     La acestea se adauga :

•    Rapoarte de Analiza a Proiectului,
•    Raportul “Red Flag” (cu depasirile de cost / durata),
•    Raport de Analiza Variatiilor impreuna cu Diagramele privind Performanta Proiectului si Diagramele cu Indicatorii de Stare ai proiectului,
care sunt elemente de baza pentru fundamentarea deciziilor de management privind administrarea si dirijarea proiectului catre succes.

SISTEMUL DE CONTROL AL SCHIMBARILOR PROIECTULUI

     Procesul de Control al Schimbărilor prezentat în această secțiune a cursului, este unul dintre cele mai solicitate (si asteptate) elemente din cadrul acestui curs. Desi toate proiectele de constructii sunt impactate de schimbari (care impacteaza direct profitabilitatea proiectului datorita lucrarilor suplimentare, a fortei de munca si materialelor suplimentare utilizate … etc.) abordarea acestui proces nu este facuta procedural si sistematic. O parte insemnata (intre 25 si 40%) din pierderile realizate de firmele de constructii (se considera pierdere si o reducere a profitului estimat la startarea proiectului) se datoreaza managementului schimbarilor (sau mai bine spus, lipsei managementului schimbarilor) in cadrul proiectelor.

     Schimbarile fata de Linia Directoare de Bază a Performantei Proiectului (referinta), pot să apară ca urmare a schimbarilor contractuale, aplicarea bugetului nedistribuit, utilizarea fondurilor de rezervă de urgență, utilizarea fondurilor de management, replanificare, sau de reprogramare formala. Managementul schimbărilor de la Linia Directoare de Bază a Performantei Proiectului (referinta) este crucial, pentru a ne asigura ca aria de cuprindere a lucrarilor din cadrul proiectului, programul proiectului si costul nu scapa de sub control. Schimbarile trebuie să fie pe cat posibil reduse și în mod normal trebuiesc aprobate doar pentru schimbarea ariei de cuprindere, pentru adecvarea proiectului tehnic, pentru fiabilitate, performanță, reducerea costurilor, sau din considerente de siguranță / de mediu.

CEREREA DE SCHIMBARE ( Change Request )

     Procesul de Control al Schimbărilor permite echipei de proiect sa identifice, sa evalueze, sa aprobe, si sa documenteze propunerile de schimbare a Liniei Directoare de Bază (referinta) a Proiectului aprobat. Cursul prezinta un sistem pas-cu-pas de generare, aprobare, implementare si urmarire a schimbarilor din cadrul proiectului, definind clar nivelurile de responsabilitate, persoanele implicate si modul de gestionare.

     Cursul contine o prezentare completa a procesului de management a schimbarilor din cadrul unui proiect, documentele sablon ce pot fi utilizate, recomandari privind completarea acestora si modalitatea cea mai eficienta de utilizare, modalitatea de urmarire pe baza de jurnal, precum si structura si responsabilitatile unui grup definit pentru a aproba schimbarile din cadrul proiectului.
   

GHID DE CONFORMITATE

     Această secțiune a cursului pentru Sistemul de Control al Proiectelor, identifică fiecare capitol și fiecare secțiune care abordează orientările folosite, respectiv:

ORGANIZAREA

•      Definirea elementelor lucrarilor autorizate pentru programul proiectului
•      Identificarea programului Structurii Organizationale
•      Asigurarea integrarii planificarii, programarii si bugetarii proiectului
•      Identificarea organizarii companiei sau funcția de responsabilitate
•      Asigurarea integrarii Structurii de Defalcarea a Lucrarilor - WBS și Structurii Organizationale – OBS

 
PLANIFICAREA, PROGRAMAREA si BUGETAREA PROIECTULUI

 
•         Programarea Lucrarilor Autorizate
•         Identificarea livrabilelor, reperelor (milestone), obiectivelor de performanță
•         Stabilirea și menținerea unui Buget-timp de referinta
•         Stabilirea Bugetelor pentru Lucrarile Autorizate
•         Identificarea Lucrarilor Autorizate din fiecare  Pachet de Lucru
•         Verificarea si Asigurarea Proiectului
•         Identificarea și Controlul Activitatilor Nivel de Effort
•         Stabilirea valorilor pentru buget pentru fiecare componentă organizațională
•         Identificarea Rezervelor de Management și Bugetul Nerepartizat
 

CONSIDERENTE PENTRU CONTABILIZARE

•         Costurile Directe
•         Sumarizarea Costurilor Directe din Conturile de Control

GLOSAR DE TERMENI

     In aceasta sectiune a cursului sunt trecuti in revista, prezentati si explicitati termenii specifici de management de proiect utilizati in cadrul Sistemului de Control al Proiectului. Este o sectiune deosebit de utila, deoarece toate persoanele implicate in proiect trebuie sa utilizeze un limbaj comun, cu intelegerea exacta a termenilor specifici utilizati.

SISTEMUL DE SUPRAVEGHERE

     Implementarea  Sistemului de Control al Proiectului definește procesele și procedurile pentru implementarea acestui sistem pentru proiectele executate. Dupa implementarea  acestui sistem, este esențial să fie initiat un proces de supraveghere continuă, pentru a evalua eficacitatea acestui instrument de management, prin care se  comunica managementului proiectului, costurile, programul și performanța tehnică a proiectului.

     Rezultatele de la aceasta evaluare pot fi utilizate de către Managerul de Proiect si  echipele de management, pentru a face corecții și îmbunătățiri pentru unele procese, acolo unde este nevoie (asta conducand la maturizarea proceselor utilizate). Sistemul de Supraveghere realizează două obiective: in primul rând, determină dacă procesele și procedurile descrise în Manualul Sistemului de Control al proiectelor opereaza așa cum este prevăzut; iar în al doilea rând, se constată dacă aceste procese și proceduri continua să respecte liniile directoare stabilite.

PROCEDURI pentru SISTEMUL de CONTROL

     In aceasta sectiune a cursului sunt prezentate Procedurile si Diagramele de Flux ce pot fi implementate in cadrul organizatiilor, pentru utilizarea eficienta a Sistemului de Control al Proiectelor, respectiv :

•         Procedura pentru Planificarea Programului Proiectului
•         Procedura pentru Planificarea Costurilor Proiectului
•         Procedura pentru Raportarea Performantei Proiectului
•         Procedura de Control a Schimbarilor

     Procedurile și responsabilitățile definite opereaza la toate nivelurile organizatiei si a echipelor de management al proiectului, toate acestea fiind implicate în procesul de control al proiectului.  Coordonarea și controlul sistemului de management al costurilor și programului proiectului furnizeaza date precise și previzionare pentru proiect.
     
     Sistemul asigura inclusiv controlul managementului schimbărilor, identifica impactul posibil, menține sub supraveghere toate activitățile proiectului care afectează costul și programul prin rapoarte reale, pe baza parametrilor de stare ai proiectului. Procesul decizional are un suport puternic, datorita rezultatelor obtinute din integrarea sistemului financiar-contabil cu cel privind utilizarea resurselor,  programul duratelor și schimbarile proiectului, pentru a se asigura date eficiente și corecte pentru nivelul decizional, și pentru a furniza rapoarte periodice privind starea de performanță, inclusiv analiza valorii dobandite.

     Ing. Marius Gaitan, PMP, PMI-PBA este Presedinte al reputatei firme de Dezvoltare Organizationala, Consultanta si Training Europroiect Estate SRL din Romania.  Acesta desfasoara activitati de consultanta  pentru proiecte rezidentiale, nerezidentiale si de infrastructura din Romania, fiind implicat direct in activitati de profesionalizare a managerilor de proiect si sustine cursuri de formare si dezvoltare personala in domeniul managementului de proiect, portofoliu si program pentru specialisti din diverse verticale de piata ( Inginerie, Constructii, Real Estate, Productie, Energie, Sanatate, Educatie, Banking, etc.).

     Domnul Ing. Marius Gaitan, PMP, PMI-PBA este membru al Project Management Institute – PMI USA, este lector si speaker la numeroase conferinte si seminarii pe probleme de Management de Proiect, Portofoliu si Program (P-P-P),  utilizarea Standardelor de Managementul Proiectelor, Portofoliilor și Programelor (ISO 21500, ISO 21504), Managementul Riscurilor (ISO 31000, ISO 31100 si ISO 31010), Implementarea Managementului de Proiect in organizatii, Guvernanta P-P-P si Aliniere Strategica a P-P-P.
     Domnul ing. Marius Gaitan PMP, PMI-PBA, este licentiat al Facultatii de Constructii Civile si Industriale din Iasi, are peste 30 de ani de experienta in inginerie civila, management si project management, este certificat PMP (Project Management Professional) si PMI-PBA (Professional in Business Analysis) de catre PMI-USA si desfasoara activitatea ca Senior Project Manager si Trainer la Europroiect Estate SRL Romania.
     Este deasemenea trainer autorizat de A.N.C. (Autoritatea Nationala pentru Calificari), este expert in managementul proiectelor, portofoliilor si programelor (P-P-P), in implementarea managementului de proiect in organizatii, alinierea strategica a proiectelor portofoliilor si programelor  cu strategia organizationala si in Guvernanta P-P-P si Analiza de Business .
     Acesta are o vasta experienta in numeroase companii si organizatii, fiind implicat in importante actiuni de dezvoltare organizationala, acordand consultanta pe probleme de utilizare si implementare a managementului de proiect, portofoliu si program in organizatii, restructurari si reorganizari organizationale, acordarea de consultanta pe probleme de management si management de proiect pentru varii activitati corporatiste, pentru clienti din diverse industrii.
     Domnul ing. Marius Gaitan, PMP, PMI-PBA a facut parte din echipa de voluntari care a tradus in limba romana Ghidul Ansamblului de Cunostinte de Management de Proiect - Ghidul PMBOK, elaborat de Project Management Institute , PMI-USA:

• Ghidul PMBOK Ed.5-a (A Guide to the Project Management Body of Knowledge 5-th. Ed. ) si
• Ghidul PMBOK Ed.. 6-a (A Guide to the Project Management Body of Knowledge 6-th. Ed. )

Activitate profesionala internationala – in comitete ale Project Management Institute, PMI-USA

PMBOK Guide - Seventh Edition - Nominated in Appendix X1 - Contributors & Reviewers ;
PMBOK Guide - Sixth Edition - Nominated in Appendix X2.4.3 - Final Exposure Draft Review ( Guide Portion) - in addition to the members of the Committee, provided recommendations for improving the Exposure Draft ;
The Standard for Program Management - Fourth Edition - Nominated in Appendix X2.3.2. - FINAL EXPOSURE DRAFT REVIEWERS - in addition to the members of the Committee - provided recommendations for improving the Exposure Draft
The Standard for Portfolio Management - Fourth Edition - Nominated in Appendix X2.3.3. - EXPOSURE DRAFT REVIEW - in addition to the members of the Committee - provided recommendations for improving the Exposure Draft.
The PMI Guide to Business Analysis – First Edition, Nominated in Appendix X1.2.2. – FINAL EXPOSURE DRAFT REVIEW (STANDARD PORTION) - in addition to the members of the Committee

The Standard for Organizational Project Management – OPM , Nominated in Appendix X1.4 – PUBLIC EXPOSURE DRAFT (PED) reviewers – review of the standard, and provided recommendations for improvement.

The Standard for Risk Management in Portfolios, Programs and Projects - Project Management Institute - PMI  ;  participated in the public review of the standard and provided recommendations for improvement ( nominated  in Appendix X2.3.3 PUBLIC EXPOSURE DRAFT REVIEW)

The Practice Standard for Scheduling– Third Edition - Project Management Institute - PMI ;  participated in the public review of the standard and provided recommendations for improvement (nominated  in  X2.2.2 FINAL EXPOSURE DRAFT REVIEW )

Practice Standard for Work Breakdown Structures - Third Edition - Project Management Institute - PMI ; participated in the public review of the standard and provided recommendations for improvement ( nominated  in Appendix X2 )

Practice Standard for Project Estimating (2019) - Project Management Institute - PMI-USA -; participated in the public review of the standard and provided recommendations for improvement ( nominated in Appendix X2.2.2)

Practice Standard for Earned Value Management (2019)  -  Project Management Institute - PMI-USA -; participated in the public review of the standard and provided recommendations for improvement ( nominated in Appendix X2.3.2)