Ce să așteptați când sunteți un nou Manager de Proiect, sau “The Accidental Project Manager”
Fie ca ați muncit din greu, luni, poate ani, pentru a deveni un manager de proiect sau poate ca ati fost desemnat “peste noapte” sa ocupati rolul managerului de proiect fara a avea cunostintele necesare, sunteti pusi in fata acestei provocari. Ați aterizat la primul loc de muncă și sunteți gata să vă asumați un rol de conducere și să vedeți un proiect de la început până la sfârșit. Acum, în mintea ta ar putea fi întrebarea: "Ce urmează și la ce mă pot aștepta?"
Ca manager de proiect, vă puteți aștepta să purtați mai multe “pălării”. Veți supraveghea fiecare etapă a proiectului, asigurându-vă că echipa dvs. rămâne conectata și incadrata in timp. Veți fi responsabil pentru asigurarea respectării reperelor (milestone) și gestionarea relațiilor cu părțile interesate (stakeholderii) și cu echipa dvs. Două zile nu vor arăta la fel. În esență, trebuie să fiti capabil să faceti totul și să o faceti bine. Nu lăsați toate acestea să vă copleșească. Atâta timp cât sunteți bine organizat și planificați, implementați și monitorizați zilnic proiectul, veți fi pe calea catre succes.
Când incepi cariera de manager de proiect, ai terminat de putin timp cursurile si ai capul plin de manuale. Vei încerca să potrivesti proiectele exact cu teoriile pe care le-ai învățat, in loc să evaluezi în mod corespunzător mediul și cultura în care lucrezi. Aceasta este o cale catre dezastru, deoarece trebuie să folosesti aceste teorii ca linii directoare de bază, și sa vezi cum pot fi adaptate pentru proiectul la care vei lucra. Incercarea de a aplica (brutal as putea spune) teoriile invatate in practica este una dintre cele mai mari greșeli pe care managerii de proiect neexperimentați le fac. Mai intai fiți atenți la organizatie, la oamenii ei și la modul in care organizatia funcționează. Desi Factorilor de Cultura Organizationala (EEF - Environmental Enterprise Factors) li se acorda o mai mica atentie , realitatea arata ca acestia sunt primordiali pentru orice proiect.
Am avut ocazia să mă conectez recent cu câțiva colegi, manageri de proiect și i-am întrebat ce sfat le-ar da unor colegi noi in management de proiect. Am primit mai multe raspunsuri interesante, pe care doresc sa vi le impartasesc:
Găsiți un mentor
Valoarea unui mentor nu poate fi subestimată. Căutați îndrumarea unei persoane care este maturizata în management de proiect. Acesta va putea să-și împărtășească cu voi pe parcurs înțelepciunea.
- "Primul meu proiect ca manager de proiect a fost copleșitor. La sfârșitul fiecărei zile în primele câteva săptămâni toate mi se invarteau in cap ", a declarat Mihai H., manager de proiect.
- "Am fost lipsit de experiență și m-am trezit într-o situație tip " înoata sau te vei îneca”, iar la început mi sa părut mai mult că m-am scufundat. Am sunat pe un fost șef și am întrebat dacă ar fi dispus să devină mentorul meu. Ajutorul lui a fost foarte valoros si m-a ajutat sa simt ca mai mult am inotat decat sa ma scufund pe masura ce proiectul s-a desfasurat. ", a declarat Mihaela V.
Așteptați-va să faceți greșeli
Când sunteți nou in rolul de manager de proiect si veniti la locul de muncă și doriți să fiți cât mai perfect posibil, nu vă îngrijorați prea mult. Greșelile sunt o parte inevitabilă a oricărui loc de muncă și vi se permite eroarea ocazională. Important este să vedeți aceste greșeli ca oportunități de învățare. Când alunecați, faceți totul pornind de la o situație proastă și demonstrați că sunteți dispus să corectați erorile și să învățați din greșelile dvs. "Prima greseala pe care am facut-o odata, in primul meu proiect ca manager, a fost o grozavie ... ceva care ne-a aruncat inapoi cu mai mult de doua saptamani. Am fost aproape lesinată și am vrut să mă târăsc sub biroul meu și să nu mai ies de acolo. Totusi, cand m-am confruntat cu această problemă, mi-am cerut scuze echipei mele pentru greseala și am folosit-o ca o experiență de învățare. Încă mai roșesc si acum când mă gândesc la acea eroare, dar am făcut mult mai multe de atunci și le văd întotdeauna ca pe o șansă de a învăța ", a spus Georgiana P.
Pune intrebarile potrivite
Trebuie sa-ti pui întrebările corecte. Etapele inițiale de planificare ale unui proiect sunt vitale. Fără un set clar de cerințe, poate fi foarte dificil ca un proiect să se îndrepte în direcția cea bună, mai ales în ceea ce privesc aspectele cele mai importante pe care le are proiectul. Pentru a obține informațiile necesare pentru a planifica în mod eficient, trebuie să pui întrebările potrivite. Din nefericire, mulți dintre managerii de proiect nu întreabă suficient părțile interesate înainte de a planifica, deoarece asta ar putea dura mult timp. Dacă întrebările potrivite nu sunt puse la început (sau la momentul potrivit), aceasta poate provoca multe probleme in lant. Rolul managerului de proiect este de a pune întrebări-cheie ale părților interesate inaintea si in timpul etapei de planificare.
Învățați să ascultați
Ca un nou sef, s-ar putea să fiți pregătit să împărți sarcini și să îi ascultați pe alții. Deoarece aceasta este o parte a slujbei tale, poate mai importantă este capacitatea de a-i asculta cu adevărat pe alții. Asta nu înseamnă doar să auziți ce au de spus, ci să faceti cu adevărat un efort să înțelegeti, să puneti la îndoială și să învațati din aceasta. "Gânditi-va la cel mai rău manager pe care l-ati avut vreodată. Sunt șanse ca el sau ea sa nu fi ascultat prea mult și doar sa fi dat ordine, nu-i așa?", a spus Victor, manager de proiect cu o experiență de peste 5 de ani. "Relațiile dvs. cu echipa dvs. sunt la fel de importante ca și cronologia proiectului. Faceți efortul de a vă conecta și de a asculta cu adevărat. Când o faci, te vor asculta și ei pe tine.”
Relația dvs. cu ceilalți este vitală pentru succesul proiectului. Fiind un bun ascultător este un semn al unui lider eficient și este o modalitate excelentă de a arăta că sunteți implicat impreuna cu colegii și că le respectați timpul și contribuțiile.
Nu sari peste analiza de risc
O mulțime de manageri de proiect, când au început pentru prima dată – au omis analiza de risc. Ei au ignorat orice risc până când s-a întâmplat ceva rău, pentru că ei nu au vrut să vorbească despre aceste probleme. Este, de obicei, un produs al dorinței de a face o impresie bună. Realitatea este că problemele exista si vor apare. Dacă le ignori la inceput, aceste probleme vor deveni probleme grave în continuare, iar atunci cand vor apare nu vei avea pregatit nici un plan.
Cunoaște echipa
"Faceți un efort să vă amintiți numele membrilor echipei dvs. Nu se va întâmpla peste noapte, ci va lua timp pentru a le cunoaște și a face legături reale cu ei. Familiarizați-vă cu oamenii cu care lucrați pentru ca vor fi cei mai mari aliați de-a lungul vieții proiectului dvs. ", a declarat Alexandru H.
Dincolo de "cine", este esențial să devii cât mai familiar posibil cu mediul industriei proiectului pe care il conduceti. De exemplu: dacă gestionați proiecte într-o industrie diferită în fiecare an, va exista probabil o curbă de învățare destul de mare pe măsură ce începeți. Nu vă fie frică să vă sprijiniți pe oamenii care sunt experti în domeniu până când vă simțiți aclimatizați și suficient de bine pregătiți pentru a răspunde cu încredere la întrebări. A fi deschis învățării de la alții demonstrează forța în conducerea dvs. și creează o relație bazată pe încredere și respect reciproc cu ceilalți din echipa dvs.
Lipsa concentrarii asupra echipei
La inceputul carierei, managerii de proiect tind să se concentreze asupra livrării proiectului, uneori în detrimentul acordarii atentiei cuvenite echipei lor. Asta se intampla deoarece toate cursurile universitare se concentreaza pe cunoasterea si specializarea in anumite domenii (Rezistenta Materialelor, Civile, Statica, Dinamica, Beton Armat, Metal, Fundatii ... etc.), cursurile de management de proiect se concentreaza pe principii, teorii, procese, instrumente si tehnici iar in activitatea practica managerii de proiect trebuie sa gestioneze oameni ! Gestionarea și motivarea echipei este rolul cheie al managerului de proiect. Asigura-te că știi fiecare parte care joacă un rol în cadrul proiectului tau și valoarea pe care o aduce fiecare. Revizuieste inca odata rolurile si responsabilitatile si discuta cu oamenii ! Ai oamenii potriviti ? Fiecare om trebuie să știe care este rolul si responsabilitatile lui, sa le accepte, sa cunoasca instrumentele si tehnicile potrivite, si sa aiba experienta necesara.
Fiți deschisi pentru a învăța
Zilele tale de educație nu se termină odată ce ai obtinut o diploma sau un certificat. Ca profesionist, vei continua să înveți în fiecare zi la locul de munca. Totul, cum ar fi abordarea problemelor, dobândirea de noi competențe, înțelegerea dinamicii relațiilor de muncă și know-how-ul tehnic reprezintă puncte de învățare. Forța de muncă aduce un nivel complet diferit de învățare și educație. Rămâneți deschis pentru a vă extinde cunoștințele și abilitățile stabilite în fiecare zi. Nu trebuie să știți totul din prima zi de lucru. Ceea ce este important este să fiți dispus să învățați pe măsură ce evoluați și să aplicați cunoștințele nou-descoperite pentru a vă îmbunătăți într-un fel proiectul sau profesionalismul.
Întotdeauna gândește înainte
Ca manager de proiect abilitățile de management al timpului vor fi testate permanent. O întârziere poate să vă strice sau să vă deranjeze complet proiectul. Deci, la sfârșitul fiecărei zile, alocați câteva minute ca să vă gândiți la ceea ce trebuie să fie îndeplinit mâine. Te-ai confruntat cu provocări în acea zi? Există ceva care ar putea să întârzie lucrurile sau există probleme interpersonale pe care trebuie să le abordați? O verificare rapidă a proiectului în care sunteti implicat, sa vă acordați timp pentru a reflecta asupra zilei în care trebuie să analizați și să acordați prioritate zilei următoare vă va ajuta să rămâneți organizați. "Utilizați acest timp pentru a determina ce trebuie să comunicati membrilor echipei dvs. în ziua următoare sau să vă pregătiți pentru orice întâlniri pe care urmeaza sa le aveți a doua zi. În acest fel, veți putea sa mergeti a doua zi la lucru cu o idee despre ceea ce trebuie sa faceti și sa vă pregătiți să rezolvați eficient", a spus Mihai.
Gândurile finale
Gestionarea proiectelor poate fi o provocare și, uneori, vă puteți simți copleșit, dar managementul proiectelor este profund satisfăcător. Chiar și noii manageri de proiect pot avea succes! Folositi abilitățile interpersonale și organizatorice. Nu vedeți greșelile ca eșec, ci ca oportunități de învățare. Fii deschis să înveți lucruri noi în fiecare zi din cariera ta, atât de la alții, cât și de la ceea ce se învață singur.
Aveți vreun sfat pentru noii manageri de proiect? Vă rugăm să ne transmiteți un mesaj (vezi coloana din dreapta)!
EUROPROIECT ESTATE SRL
Eng. Marius Gaitan, PMP, PMI-PBA