SECRETUL PROIECTELOR DE SUCCES
Daca luam la intamplare 100 de proiecte care se desfasoara astazi in Romania, vom constata ca mai putin de 5 dintre acestea sunt de succes. Aceasta inseamna ca numai in 5% dintre proiecte se obtine succesul. Cand facem aceasta afirmatie, trebuie mai intai sa definim succesul.
Succesul este atingerea progresiva a scopului propus.
Deoarece aici vorbim despre proiecte, succes inseamna sa obtinem rezultatul dorit incadrandu-ne in bugetul agreat, respectand durata convenita contractual si realizand calitatea ceruta de client. Aceasta trebuie facut pas cu pas, in fiecare etapa din cadrul proiectului, asta inseamnand atingerea progresiva a scopului propus.
Daca toti participantii la proiect lucreaza catre un scop predeterminat si stiu incotro merg, acel proiect va avea succes. Daca nu vor face asta , proiectul va esua. Aceasta necesita ca proiectul sa fie administrat in mod corespunzator de un Project Manager , care trebuie sa actioneze ca un lider.
Apare aici intrebarea “ de ce ca un lider ?” si nu ca un manager ?
Notiunea de “management ” este legata de termenii planificare, organizare, conducere si control a unei intreprinderi. Managementul General al unui business sau al unei corporatii industriale trebuie sa asigure continuitatea operatiunilor.
Pana acum 15 – 20 de ani in universitatile in care se preda Stiinta Conducerii se discuta de Management. Dar Management si Stiinta Conducerii sunt doua lucruri total diferite. Principala diferenta consta in faptul ca Stiinta Conducerii se refera la influentarea altor oameni (leadership) in timp ce Managementul se concentreaza pe mentinerea sistemelor si a proceselor aferente (planificare, organizare, conducere si control a proceselor existente ). De aici rezulta ca managerii pot mentine directia, dar nu o pot schimba. Pentru a determina oamenii sa se indrepte intr-o noua directie, trebuie sa ai influenta.
Proiectele sunt institutii temporare, care au un inceput si un sfarsit (intreprinderile / organizatiile trebuie sa continue sa existe, in timp ce proiectele trebuie sa se finalizeze !).
Pe de alta parte, proiectele introduc schimbari iar pe parcursul fiecarui proiect apar diferite schimbari care trebuiesc supuse unui mecanism de analiza si aprobare, iar daca cererile pentru aceste schimbari sunt aprobate, acestea trebuiesc ulterior integrate in proiect, deoarece tinta finala a proiectului s-a schimbat pe parcursul “calatoriei”, a desfasurarii proiectului.
Mecanismele pentru conducerea proiectelor necesita deci lidership, deoarece proiectele au nevoie de mecanisme flexibile de conducere care nu pot fi asigurate prin management (deoarece acesta este rigid).
Conducerea de catre Managerul de Proiect a Echipei de Management a proiectului si a Echipei de Proiect trebuie sa se faca prin influenta. Echipa nu lucreaza “pentru” Managerul de Proiect ci “impreuna” cu acesta. Relatia dintre echipa si Managerul de Proiect necesita o chimie aparte, care se gaseste in leadership : in principal este vorba despre conducere prin influenta si nu conducere ierarhica.
Daca analizam ierarhia din cadrul unui proiect vom descoperi Project Managerul pozitionat in varful unei organigrame formale a organizatiei proiectului si imediat sub acesta echipa de management a proiectului. Acestia vehiculeaza intre ei diverse informatii (la acest nivel livrabilele sunt informatii, deci produse “soft”) pentru a asigura directia si ritmul in care trebuie sa se desfasoare proiectul. Putin mai jos, restul echipei de proiect si pana la nivelul cel mai de jos, acela al managementului operativ si zona operationala realizeaza in general livrabilele fizice (livrabile “hard”) ale proiectului, cerute de client.
Pentru a obtine succesul, este necesar ca in aceasta intreaga institutie (numim asa instututia proiectului), fiecare persoana sa stie permanent ceea ce are de facut.
In proiectele care au esuat (sau care vor esua, deci proiecte care se afla inca in faza de executie), daca vom intreba persoanele implicate la nivelul operational ce trebuie sa realizeze, 19 din 20 de persoane vor spune ca nu au nici o idee. In general acestia spun ca executa niste procese tehnologice pe care le cunosc (sapa, monteaza otel, toarna beton, monteaza conducte, cabluri … etc.), si ca de aceea sunt acolo. Urcand pe scara ierarhica, putem constata cu usurinta ca, desi proportia este mai mica, nici la nivelul membrilor echipei de proiect lucrurile nu sunt clare (nu exista intotdeauna responsabilitati clare, proceduri clare, relatii clare in cadrul lantului de comanda-executie, sarcini clare, obiective clare… etc.). Deci putem spune ca pe lantul de comanda ceva este putred.
Constatam ca majoritatea oamenilor doar se conformeaza : vin la munca si fac ce au facut si ieri, si alaltaieri, fac ceea ce fac si colegii, fara sa stie precis ceea ce este de facut si mai mult decat atat, daca ceea ce fac trebuie facut in acel moment si asa cum il fac ei. Atunci cand primesc sarcini pe cale verbala, de cele mai multe ori acestia asculta ceea ce li se comunica doar pentru a putea sa raspunda si nu pentru a intelege ceea ce este de facut, cum si cand trebuie facut.
CONFORMITATEA reduce dinamica proiectului. Oamenii nu gandesc, ei doar se conformeaza, se iau unii dupa ceilalti. Daca se constata greseli si se face o ancheta, nimeni nu iese vinovat, dar proiectul esueaza.
Chiar si in cazul in care proiectele de constructii sunt realizate pe baza unui proiect tehnic complet si bine realizat si exista un plan de management al proiectului complet, proiectele esueaza. Principala cauza este legata de faptul ca oamenii se conformeaza cu cei 95% care nu stiu exact ceea ce trebuie facut. Personalul din proiectele care esueaza se comporta gresit, urmandu-i pe cei 95% care nu au succes.
De ce nu au acesti 95% succes? Sa revedem definitia succesului : omul care reuseste este acela care urmareste atingerea progresiva a scopului propus. Este omul care stie ce trebuie sa faca (conform planului de management a proiectului si informatiilor din proiectul tehnic) si apoi incepe sa actioneze pentru atingerea dezideratului propus. El are succes pentru ca STIE incotro merge, incotro se indreapta si unde trebuie sa ajunga. Este ca un autoturism, camion, vapor, avion care are un traseu clar, o ruta clara de parcurs, complet si bine definita si merg catre o destinatie stabilita si pe care o cunosc.
In cealalta situatie, este acelasi autoturism, camion, vapor … etc. care, dupa ce i-am facut plinul cu combustibil, il lasam sa plece fara nici o indicatie, fara nici o directie fara nici un scop anume. Doar ii spunem sa plece si atat. Cred ca sunteti de acord cu mine ca niciunul dintre acestea nu pot ajunge la vreo destinatie si vor esua. Nu pot ajunge nicaieri pentru ca nu au nici o destinatie clara.
La fel se intampla si cu oamenii si cu proiectele. Proiectele de succes sunt conduse de manageri de proiect care stiu ce trebuie sa faca, stiu cand trebuie sa faca si stiu cum trebuie sa faca. Si apoi mai stiu sa comunice toate astea intregii echipe de proiect si sa se asigure ca informatiile ajung in timp util pana la nivelul operational iar acolo sunt intelese si sunt puse in aplicare corect si complet. Project Managerii cunosc calea, merg pe aceasta cale si arata calea celor implicati in proiect.
Un proiect de succes este un proiect in care se actioneaza deliberat catre scopul propus, de catre toate persoanele implicate, conform unui plan flexibil, ce este aliniat “din mers” cu schimbarile aprobate, pentru a atinge cele mai eficiente si eficace obiective.
Daca exista o cheie care sa garanteze succesul unui proiect (in cazul in care aceasta ar fi corect utilizata) , care credeti ca ar putea fi acea cheie ?
Ei bine, s-a descoperit acest secret : Proiectul devine ceea ceea ce este gandit sa devina !
Deci succesul proiectului consta intr-un Plan de Management al Proiectului complet si un Project Manager competent si responsabil, care stie si poate sa duca la bun sfarsit proiectul.
Eng. Marius GAITAN, PMP, PMI-PBA
Senior Project Manager & Civil Engineer
EUROPROIECT ESTATE®
