KPI – Key Performance Indicators (1)

De ani de zile, măsurarea în sine nu a fost bine înțeleasă iar managementul metricilor a fost evitat pentru că acestea nu au fost înțelese.
Pe de alta parte, dacă nu puteți oferi stakeholderilor ceva care poate fi măsurat, atunci cum puteti să promiteti că așteptările lor vor fi îndeplinite?

-    Nu poți controla ceea ce nu poți măsura !

În timp ce metricile sunt folosite cel mai frecvent pentru a valida starea de sănătate a unui proiect, acestea pot fi folosite de asemenea, pentru a descoperi cele mai bune practici în cadrul proceselor.

     Fără utilizarea eficientă a metricilor, companiile trebuie sa petreaca foarte mult timp încercând să realizeze îmbunătățiri susținute. În acest sens, metricile sunt o necesitate deoarece:

•    Aprobările pentru proiect proiectului sunt adesea bazate pe informații insuficiente si estimari slabe.
•    Aprobările proiectului se bazează pe valori nerealiste pentru anumiti indicatori : perioada de recuperare a investiției (ROI – Return-of-Investment), valoarea actuală netă (NPV-Net Present Value) și recuperarea valorii investite (Payback) datorate perioadei considerate.
•    Aprobările proiectului sunt adesea bazate pe un scenariu tip „cel mai bun caz”.
•    Cerintele reale de timp și de cost pot sa fie ascunse sau nu sunt pe deplin înțelese în timpul procesului de aprobare a proiectului.

Determinarea metricilor necesită un răspuns la anumite întrebări critice, cum sunt:

       Pentru multe companii (si pentru multi manageri de proiect) , a răspunde la aceste întrebări în special în cazul unor proiecte complexe a fost si a ramas o provocare. Ca urmare, metricile sunt de multe ori ignorate, deoarece acestea au fost dificil  de definit și de colectat.
Există mai multe tipuri de metrici. Pentru simplificare, ele pot fi identificate mai mare măsură:

•    Indicatori ai rezultatelor (RI): Acestia ne spun ceea ce am realizat.
•    Indicatori de performanță (KPI): Acesti metrici sunt indicatori esențiali pentru  performanță, care pot crește drastic performanta sau realizarea obiectivelor proiectului.

     Cele mai multe companii folosesc un amestec nepotrivit din cele două tipuri si le etichetează pe toate ca fiind KPI. Există insă o mare diferență între o metrică si un KPI.

•    Metricile se concentreaza în general pe realizarea obiectivelor de performanță, concentrându-se pe "Unde suntem azi?"
•    KPI se concentreaza asupra rezultatelor viitoare și raspund la "Unde vom ajunge?"

     Scopul final pentru de a lucra in proiecte, indiferent dacă acestea sunt pentru clientii interni sau externi, este de a sprijini un anumit tip de strategie de business. Odată ce proiectul este selectat ca parte a unui  portofoliu de proiecte, trebuie dezvoltata o strategie de proiect în jurul obiectivelor  proiectului, a criteriilor de succes a acestuia si a metricilor / KPI. Cu cat este mai mare acordul între client si contractor cu privire la strategia proiectului, cu atât mai mari sunt șansele de succes.

     După cum am mai menționat, unul dintre primii pași în dezvoltarea unei relații client-contractor privind un proiect, care  începe chiar și în timpul angajamentului inițial cu clientul, este de a ajunge la o definire agreata a succesului. Unele companii definesc succesul în termeni de factorii critici de succes (CSF – Critical Success Factors) si apoi stabilesc valori și KPI-uri pentru a determina dacă acești factori sunt îndepliniti. Factorii critici de succes identifica activitățile necesare pentru a îndeplini rezultatele preconizate dorite de client și să mențină eficient managementul relațiilor cu stakeholderii.

     Oamenii au tendința de a utiliza cuvintele metrici și indicatori cheie de performanță in mod alternativ.
Din păcate, acestea sunt diferite. În continuare voi discuta despre diferențele precum și despre rolul KPI în management de proiect.
Vreau sa mentionez faptul ca o parte din rolul managerului de proiect este de a înțelege care sunt  metricile esențiale ce trebuie să fie identificate, măsurate, raportate și gestionate astfel că proiectul sa fie privit ca unul de succes de către toti stakeholderii, dacă aceasta este posibil.
     Termenul "metrică" este generic, în timp ce un "KPI" este specific. KPI-urile servesc ca semnale de avertizare timpurie care, în cazul in care exista o  condiție nefavorabila ce nu este abordată, rezultatele obtinute pot fi nesatisfacatoare. KPI si metricile pot fi afișate în tablouri de bord (dashboard), scorecard-uri și rapoarte.

Definirea corecta a metricilor si KPI (indicatorilor cheie de performanță) este un joint-venture intre managerul de proiect, client și stakeholderi si este o necesitate, în scopul de a obține acordul stakeholderilor. Unul dintre factorii cheie pentru un proiect de succes este gestionarea eficientă și în timp util a informațiilor. Aceasta include gestionarea  KPI.

-    KPI ne ofera informatii pentru a lua decizii în cunoștință de cauză și pentru a reduce incertitudinea.

     Multi ani de zile, metricile si KPI au fost utilizati în principal ca parte a tehnicilor Business Inteligence (BI).
   

  Atunci când se aplică pentru proiecte, KPI răspunde la întrebarea: "Ce este cu adevărat important pentru diferiti stakeholderi să se monitorizeze în proiect?"

          Frecvent, elementele care apar în tablourile de bord (dash-board) sunt elemente pe care le urmaresc atât clienții si managerii de proiect. Aceste elemente sunt menționate ca indicatori cheie de performanță - KPI.
Un KPI este o metrică ce masoara cât de bine funcționează organizația sau cât de bine desfășoară o persoană o activitate operațională, tactica sau strategică, activitate care este critica pentru succesul actual și viitor al organizației.

 KPI sunt instantanee de nivel înalt al modului în care progresează un proiect către obiectivele predefinite. Unii oameni confunda un KPI, cu un indicator de îndrumare. Un indicator de îndrumare este de fapt un KPI, care masoara modul in care munca pe care o faci acum va afecta viitorul. KPI pot fi tratați ca indicatori, dar nu ca indicatori de indrumare.
KPIs sunt componente critice ale tuturor sistemelor de măsurare a valoarii dobandite. Termeni precum variația de  cost, variație de programare, indicele de performanță a programarii, indicele de performanță a costurilor si timpul / costul, la finalizare sunt de fapt KPI dacă sunt folositi corect, dar nu întotdeauna sunt  menționati ca atare. Necesitatea acestor KPI este simplă: ceea ce este măsurat, este si realizat !

     De mai bine de patru decenii, singurul KPI la care ne-am uitat la a fost timpul si costul sau derivați ai timpului și costului. Astăzi, ne dăm seama că statusul adevărat  al proiectului nu poate fi măsurat doar in functie de de timp si de cost. Prin urmare a crescut  nevoia de KPI suplimentari.

 Managerii de proiect trebuie să explice  stakeholderilor diferențele dintre metrici si KPI si de ce doar KPI trebuie raportati în tablourile de bord.
De exemplu, metricile se concentreaza pe realizarea pachetelor  de lucru, atingerea de repere, precum și realizarea obiectivelor de performanță in timp ce KPI se concentreaza asupra rezultatelor viitoare, iar aceasta este informația de care au nevoie părțile interesate pentru luarea deciziilor.

Deși cele mai multe companii folosesc metrici și efectuează măsuratori, acestea par să aibă o înțelegere slabă a ceea ce constituie un KPI pentru proiecte și modul în care acestia trebuie să fie utilizati.
Unii specialisti definesc trei categorii de metrici:

•    Indicatori de Rezultate (RIS): Ce am realizat?
•    Indicatori de Performanță (IP): Ce trebuie să facem pentru a crește sau de a satisface performanța?
•    Indicatori principali (cheie) de performanță (KPI): Care sunt indicatorii esențiali de performanta care pot crește drastic performanta sau realizarea obiectivelor?

Cele mai multe companii utilizează un amestec inadecvat a acestor trei tipuri și le etichetează ca fiind KPI.

EUROPROIECT ESTATE
Eng. Marius GAITAN, PMP,  PMI-PBA
Senior Project Manager & Civil Engineer