Cursuri de Project Management

     Managerii companiilor au convingerea că trimiterea tuturor membrilor echipelor de proiect la training în project management asigură implicit şi succesul proiectelor lor. Lucrurile nu stau însă nici pe departe astfel, în cazul în care instruirea nu este însoţită şi de iniţiative pentru crearea unui mediu metodologic care să permită aplicarea teoriei în practică...

Nevoia de instruire - o realitate
     În ultima perioadă de timp, cerinţele de instruire pentru domeniile de nişă au crescut într-un mod semnificativ. Aceasta este situaţia şi în cazul cererilor pentru servicii de instruire în managementul proiectelor. Tot mai multe companii apelează la aceste servicii şi trimit un număr din ce în ce mai mare de angajaţi la astfel de sesiuni de instruire. Aceasta se întâmplă mai ales în sectorul de activităţi legate de tehnologia informaţiei, management de proiect … etc. Domenii precum cel al construcţiilor vin puternic din urmă şi crează oportunităţi pentru furnizarea serviciilor de instruire a personalului care deţin roluri mai simple sau mai complexe, în cadrul proiectelor. Acest lucru este determinat, probabil, şi de faptul că aceste domenii se bucură de o dezvoltare masivă în România, iar nevoia de personal calificat este, pe zi ce trece, mai mare.
     Ceea ce se întâmplă acum pe piaţa serviciilor de instruire în domeniul managementului proiectelor este, la prima vedere, benefic. Benefic pentru companiile care furnizează pe piaţa locală astfel de servicii şi care îşi pot îmbunătăţi astfel cifra de afaceri. Tot benefic este şi faptul că s-a înţeles în sfârşit de către factorii de decizie din companii (şi mă refer mai ales la cele autohtone) că afacerea lor nu poate să se dezvolte şi să rămână competitivă în lipsa personalului cu abilităţile necesare gestionării cu succes a proiectelor pe care le desfăşoară. Dacă facem însă o analiză mai în profunzime a acestui fenomen, descoperim că ceea ce pare, la prima vedere, benefic atât pentru clienţii, cât şi pentru furnizorii de formare profesională, ascunde de fapt o problemă serioasă care poate afecta în mod dramatic nu numai succesul iniţiativei de instruire, dar chiar dezvoltarea viitoare a afacerilor unor companii.

Lipsa unei strategii în domeniul Project Management-ului
     Cauza problemei care îşi găseşte originea în organizaţia clientului este aceea că, în cele mai multe cazuri, managementul are convingerea că dacă a trimis la cursul de management de proiect toate persoanele “identificate“ ca deţinând roluri sau cu implicare în implementarea proiectelor, atunci au asigurat implicit şi succesul proiectelor lor. Lucrurile nu stau însă nici pe departe astfel... De ce?      
     Pentru că modul în care sunt selectate persoanele care participă la astfel de sesiuni de instruire în domeniul managementului de proiect nu este unul corespunzător. Atunci când factorii decizionali din cadrul companiilor desemnează persoane pentru rolul de conducere a proiectelor lor şi stabilesc planuri de dezvoltare personală, aceştia trebuie să aibă în vedere că abilităţile şi cunoştinţele generale ale candidatului pentru rolul de manager de proiect trebuie să corespundă unui profil managerial, şi nu unuia tehnic. Aceasta înseamnă că o astfel de persoană trebuie să poată să comunice corect şi eficient, să planifice, să organizeze şi să controleze activităţile în cadrul echipei, să negocieze cu partenerii (interni sau externi), să conducă şi să motiveze membrii echipelor pe care le coordonează. Nu de puţine ori însă, m-am confruntat cu situaţii în care participanţii la sesiunile de curs pe care le-am susţinut nu aveau nici măcar un nivel minimal al acestor abilităţi. Astfel, cunoştinţele specifice de management de proiect pe care ei urmau să le dobândească de la sesiunea de curs nu puteau fi aşezate pe un fundament care, cel puţin teoretic, să le pemită punerea în practică a acestora şi, implicit, să permită recuperarea investiţiei de către compania care le finanţa cursul. Este necesar ca în momentul în care astfel de planuri personale de dezvoltare sunt definite, managerii  organizaţiilor să ţină cont atât de abilităţile native şi de profilul psihologic al candidatului, cât şi de nivelul experienţei şi al pregătirii persoanelor în cauză şi să coreleze aceste informaţii cu priorităţile direcţiilor de instruire.
      Managementul trebuie să înteleagă faptul că formarea personalului care administrează sau conduce proiectele companiilor lor nu reprezintă decât un pas, necesar dar nu şi suficient, în asigurarea succesului acestor proiecte.
        Ceea ce participanţii dobândesc în urma unor sesiuni de instruire trebuie să poată fi aplicat în practică imediat în cadrul organizaţiei lor. Dacă acest lucru nu se poate întâmpla, atunci organizaţia nu va avea nici un beneficiu de pe urma programului de instruire, iar persoanele care au participat la sesiunile de curs vor fi frustrate şi demotivate. De ce însă nu poate fi aplicat în cadrul organizaţiilor ceea ce participanţii dobândesc la sesiunile de curs? Motivul principal este faptul că astfel de organizaţii nu au implementat în mod real o metodologie proprie de management de proiect, care să constituie un cadru procedural în care proiectele pe care le desfaşoară să poată fi implementate. De cele mai multe ori, nu există definite şi documentate procesele şi procedurile de lucru pe care persoanele cu roluri în conducerea sau administrarea proiectelor să le aplice într-un mod eficient, pentru a asigura astfel succesul proiectelor în care sunt implicaţi. De asemenea, rolurile, autoritatea şi responsabilităţile din cadrul organizaţiei specifice de proiect nu sunt clar stabilite sau corect corelate. Toate acestea reprezintă componentele de bază ale unei metodologii de management de proiect, fără de care un proiect nu poate să funcţioneze.  Rezolvarea acestei probleme poate fi data de implementarea Managementului de Proiect in Organizatie ( OPM – Organizational Project Management)

Project Management Office - PMO

     Entitatea funcţională la nivelul organizaţiei care răspunde de dezvoltarea şi aplicarea unei astfel de metodologii în toate proiectele organizaţiei este Biroul de Proiecte (PMO - Project Management Office). Această entitate trebuie însă creată, la rândul ei, în urma unei decizii de management, iar ulterior trebuie permanent dezvoltată pentru a asigura tranziţia organizaţiei către un nivel superior al modelului de maturitate în project management. Implementarea unui PMO - Project Management Office la nivelul organizaţiei reprezintă însă un proiect complex, care necesită resurse cu nivel înalt de cunoştinţe şi cu o bogată experienţă, resurse care de cele mai multe ori nu pot fi găsite în interiorul organizaţiei. Astfel de proiecte sunt în general de durată şi au nevoie de un buget alocat care să permită achiziţionarea unor servicii de consultanţă la un nivel corespunzător, care să determine succesul proiectului. Prin implementarea cu succes a Biroului de Management al Proiectelor, organizaţia obţine un instrument eficient de control al proiectelor şi creează totodată un cadru motivant pentru personalul care lucrează în proiecte. Numai în acest context, investiţia în programul de formare a managerilor de proiect poate fi recuperată de către organizaţii.

 Ce trainer alegem: teoretician sau practicant?
      Am identificat mai sus factorii ineficienţei sesiunilor de instruire care îşi au originea în organizaţia clientului. Există însă şi factori care ţin de organizaţiile care furnizează serviciile de instruire în project management şi îl voi menţiona aici pe cel pe care eu îl consider ca fiind cel mai important, datorită impactului pe care îl produce organizaţiei client. Este vorba despre nivelul de pregătire profesională si experienta a trainerilor care sunt responsabili cu susţinerea acestor sesiuni de instruire. O sesiune de instruire are ca obiectiv principal transferul de cunoştinte şi de experienţă de la trainer către participanţii la curs. Acest lucru presupune ca persoana care predă cursul să fie un bun practicant al meseriei de manager de proiect (să aibă un portofoliu de experienţă relevant), dar şi să aibă abilităţi pedagogice. De cele mai multe ori însă, această combinaţie este greu de oferit de către furnizorii de instruire în domeniul project managementului, iar clienţii “beneficiază” de un compromis pentru una sau cealaltă dintre calităţi. Cum poate însă clientul să evite achiziţionarea unui serviciu oferit la un astfel de standard? Printr-un proces complet de selecţie a furnizorilor care să includă, pe lângă analiza ofertei financiare şi evaluarea persoanei care va susţine sesiunea de curs. CV-ul trainerului trebuie să însoţească întotdeauna oferta de servicii de instruire, iar conţinutul acestui CV trebuie să probeze şi experienţa sa practică de manager de proiect. Totodată, intervievarea persoanelor care sunt propuse pentru susţinerea cursului, precum şi verificarea referinţelor obţinute de la clienţii pentru care aceştia au condus proiecte, reprezintă cel mai bun mod de a evalua atât capabilităţile de practician, cât şi pe cele de trainer .

EUROPROIECT ESTATE
Ec. Dunitra GAITAN
Expert Financiar & Project Manager