project management






 

INSCRIERE NEWSLETTER



Adresa de e-mail:

 

INSCRIERE CV



Romana: Vrei o cariera in managementul proiectelor?

Adauga CV-ul tau in baza noastra de date cu specialisti in Project Management!


Untitled 1

ARTICOLE

SECRETELE CONTRACTELOR DE ACHIZITII

 

ACHIZITII PUBLICE , CONTRACTE si SEAP

 

      Avalansa de contracte publice (intelegind prin aceasta contracte ce utilizeaza bani publici, fie de la Guvernul Romaniei sau din Fonduri Europene), ce se desfasoara utilizind OUG 34/2006 (cu completarile ulterioare), avind la baza Hotarirea Guvernului nr. 925/2006 atrage permanent atentia tuturor companiilor care activeaza pe piata romaneasca, in toate domeniile de activitate.
      Acest articol face o analiza, intr-o forma succinta, a unor elemente mai putin observate sau cunoscute, atit de catre specialistii in Achizitii si Procurement cit si de catre Manageri de Top sau Manageri Executivi din cadrul companiilor.
 O privire succinta asupra tipurilor de contracte utilizate in practica, releva faptul ca putem opta pentru trei tipuri de  contracte :


1. Contracte cu Pret Fix
2. Contracte cu Cost Rambursabil, si
3. Contracte tip Timp si Material.

     Primul tip de contracte, cu Pret Fix (cunoscute si sub denumirea de “Lump Sum”, suma fixa), are citeva variante, dezvoltate de vanzatori si cumparatori in dorinta de a formaliza un act care sa imbrace cit mai bine drepturile, obligatiile si riscurile fiecarei parti contractante. Astfel, putem deosebi :


1.1. Contract cu Pret Fix Ferm (FFP – Ferm Fixed Price) a caror principala caracteristica este legata in principal de faptul ca, dupa semnarea contractului pretul ramine fix, indiferent de variatia preturilor tuturor elementelor constitutive ale proiectului (materiale, manopera, cost utilaje, transport, …etc.). In cazul in care Antreprenorul sau firma de constructii, se confrunta cu situatia in care costurile de executie (directe si indirecte) depasesc valoarea contractuala, acesta trebuie sa suporte diferenta de pret, pina la finalizarea lucrarilor, conform contractului sau sa suporte penalitatile stabilite contractual.
1.2. Contract cu Pret Fix plus un Onorariu [ PFO ] (cu valoare Fixa sau Procentuala din valoarea contractului).
1.3. Contract cu Pret Fix si Ajustare functie de Conditiile Economice [ PF-ACO ].

     Un element foarte important in absolut toate tipurile de contracte este RISCUL. Modul in care riscul afecteaza cumparatorul (autoritatea contractanta) sau vanzatorul (constructorul) difera major, pentru fiecare tip de contract. Schematic, am putea reprezenta riscul in toate tipurile de contracte ca in figura 1.1 prezentata mai jos :

   

      Observam ca, in contractele cu Pret Fix Ferm [ PFF ], constructorul suporta integral riscurile proiectului pe cind la contractele cu Cost Rambursabil Plus un Onorariu [ CPO ] clientul suporta cel mai inalt nivel de risc.
      Revenind la analiza contractelor ce se desfasoara pe baza OUG 34/2006 , cf. HG 925/2006, observam ca, indiferent de modalitatea de adjudecare ( “Pretul cel mai scazut” sau “Criteriul Tehnico-Economic cel mai avantajos”) rezultatul conduce catre un Contract cu Pret Fix Ferm, (chiar daca in unele conditii se poate adauga o suma suplimentara, aceasta corespunde doar valorii unor Cereri de Schimbare aprobate pentru proiect) iar firmele de constructii trebuie sa suporte CEL MAI MARE NIVEL DE RISC in timp ce Autoritatea Contractanta nu suporta aproape nici un risc. Formal, continutul contractului urmareste indeaproape aceasta forma, formularul de contract fiind obligatoriu pentru toate Autoritatile Contractante (mai putin in cazul contractelor de infrastructura care, incepind din luna aprilie a acestui an (2011) forma de contract obligatorie, a fost inlocuita cu o forma de contract FIDIC - rosu sau galben, analiza ce o vom prezenta intr-un alt articol)
      Avind la baza aceste elemente, am facut o analiza asupra modului de utilizare a tipului de Contract cu Pret Fix Ferm in cadrul procesului de achizitii publice din Romania, inclusiv prin sistemul SEAP, a elementelor ce stau la baza dezvoltarii si utilizarii Documentatiei de Atribuire si a Caietului de Sarcini, elemente ce respecta metodologia stabilita de Guvernul Roman (din Normele de Aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitii publice), armonizata cu legislatia europeana in privinta achizitiilor publice (Directiva Europeana CE-17 si CE-18). In paralel cu aceasta analiza prezentam efectele si consecintele utilizarii acestui tip de contract cu Pret Fix Ferm atit asupra firmelor de constructii cit si asupra modalitatii de utilizare a fondurilor de investitii, ce reprezinta un procent important din PIB-ul Romaniei.
     Contractele cu Preţ Fix Ferm pot fi relativ sigure atât pentru cumpărător şi vânzător în cazul în care aria de cuprindere a proiectului este bine definita şi rămâne neschimbata.
      Elementul cheie al acordului de preţ contractual fix este faptul ca obligaţia este plasata la vânzător. Este un fapt absolut. În conformitate cu un contract cu preţ fix, constructorul "trebuie să producă", cu alte cuvinte, este "obligat" sa termine lucrarea conform contractului, indiferent de circumstanţele care pot sa apara mai târziu, pe perioada desfasurarii lucrarilor proiectului. Dacă lucrarea implică costuri sau riscuri mai mari, sau efort suplimentar fata de cel care a fost iniţial estimat (si agreat / acceptat contractual), constructorul va trebui sa le suporte sau sa suporte penalitatile stabilite contractual.
      Achiziţiile pentru lucrari de constructii din Romania sunt facute în general utilizind contracte cu Preţ Fix Ferm, pe baza livrabilelor stabilite in Documentatia de Atribuire si in Caietul de Sarcini. Acest tip de contract este cel mai bine utilizat atunci când specificatiile pentru serviciile sau de produsele ce urmează să fie livrate pot fi definite complet de catre Autoritatea Contractanta (cumparator) şi trebuiesc precizate înainte de începerea muncii. Autoritatea Contractanta trebuie deci, sa stabileasca complet specificatiile necesare efectuarii cu succes a muncii cit si a modului in care va accepta la receptie (metrici de masurare si proceduri), produsul sau serviciul contractat. Specificaţiile trebuiesc descrise în detaliu, asigurându-se o înţelegere comuna, completa  a cerinţelor de către ambele părţi implicate in contract. Responsabilitatea şi de riscul pentru livrarea produsului sau serviciului este in intregime a constructorului / antreprenorului (vanzatorului). În cazul în care vanzatorul / antreprenorul depăşeşte costul contractului, el trebuie să livreze în continuare produse sau servicii pentru suma convenita, pina la finalizarea contractului, trebuind deci sa suporte diferenta de cost. Atâta timp, cât aria de cuprindere a proiectului, este definita complet si în mod corespunzător, acest tip de contract este bun, deoarece asigura controlul costului proiectului.
      Contractele de achizitii cu Preţ Fix pot fi dezastruoase atât pentru cumpărător şi vânzător, în cazul în care aria de cuprindere a proiectului nu este complet si corect definita sau daca ulterior apar modificări majore. Acuratetea specificatiilor pentru toate livrabilele proiectului este foarte importanta, atunci când se utilizeaza acest tip de contract. Dezvoltarea specificatiilor proiectului pe baza unor proceduri (cu Norme de Aplicare clare), poate asigura un mod de utilizare eficient a Contractului cu Pret Fix Ferm. Lipsa unor astfel de proceduri in utilizarea Contractelor cu Pret Fix Ferm, conduce in mod curent, la o utilizare necorespunzatoare a fondurilor bugetare de catre Autoritatile Contractante, la plati excesive catre constructori, la proiecte cu valoare eterogena (pentru aceleasi tipuri de lucrari : ex. „costul pe Km de autostrada in teren cu acelasi grad de dificultate” in diferite zone ale tarii identificam preturi de la simplu, la dublu-triplu sau chiar mai mult), calitate precara (datorita definirii incomplete, inexacte sau necorespunzatoare a specificatiilor si a Ariei de Cuprindere) si nu in ultimul rind, punerea pe un plan secundar a criteriilor de competenta ale constructorilor la stabilirea criteriilor de selectie, (cu pondere redusa ca procent / punctaj in adjudecarea unui contract) .
      Datorita acestor deficiente (legate de scrierea completa a specificatiilor si definirea completa a Ariei de Cuprindere a proiectului), lipsei competentelor necesare in cadrul Autoritatilor Contractante sa dezvolte astfel de documentatii cit si a legislatiei precare in acest domeniu, Autoritatile Contractante utilizeaza criterii de selectie ce au la baza majoritar, criterii de eligibilitate (frecvent peste 60% din punctajul rezultat in cadrul criteriului tehnico-economic) lasind pe plan secundar criteriile de performanta ale companiilor, toate acestea avind ca rezultat alocarea clientelara a contractelor.
      Pe de alta parte, deoarece la achiziţiile efectuate prin contracte cu pret fix, vânzătorul suporta cel mai mare risc, logica ar sugera că acestea ar trebui să primească profituri mai mari. Riscurile sunt cu atit mai mari atunci atunci cind contractorul nu ştie sau nu defineste exact sau complet ceea ce vrea sa obtina de la constructie sau de la antreprenor.   
      Deasemeni, schimbarile în aria de cuprindere a proiectului realizat pe baza unui contract cu preţ fix, dupa semnarea contractului si startarea lucrarilor, sunt dureroase pentru proiect. Termenul  "realizeaza-l bine cu modificări" este familiar pentru oricine a folosit contracte cu pret fix ferm. Schimbarile în aria de cuprindere a proiectului trebuie să fie insa, acceptate întotdeauna, doar dupa stabilirea unui preţ suplimentar, ca rezultat a unei Cereri de Schimbare aprobata (ce necesita introducerea, aplicarea si utilizarea unei proceduri specifice). Fiecare nouă schimbare poate sa reprezinte o "oportunitate", pentru constructor sau un pas catre esec.
      Analizind ce se intimpla de fapt in desfasurarea preliminara, pre-contract, constatam urmatoarele: firmele de constructii stabilesc preturile ofertelor „in house” utilizind in general aplicatii de DEVIZE (mai mult sau mai putin potrivite pentru fiecare tip de proiect functie de amploarea acestuia si totodata mai mult sau mai putin potrivite pentru dimensiunea companiei). Cert este faptul ca, dupa introducerea datelor de intrare in aplicatia de devize (asa cum am spus si anterior, pe baza unor specificatii, de cele mai multe ori incomplete, inexacte sau incorecte si care au o structura eterogena), constructorul obtine o valoare ce reprezinta o valoare pentru manopera, materialele, utilajele si transportul necesare realizarii proiectului, adaugind conform recapitulatiilor diversi coeficienti (sporuri, profit, TVA ...etc.). La aceasta valoare, constructorii sunt obligati sa-si adauge VALOAREA RISCURILOR viitoare ce pot impacta activitatile proiectului. Analizind citeva mii de firme ce constructii de pe piata romaneasca, am constatat ca numarul firmelor de constructii care au proceduri pentru Managementul Riscurilor, stiu sa le foloseasca si chiar le utilizeaza pentru a estima o Valoare Monetara Asteptata (Ex$V = Expected Monetary Value) pentru bugetul de risc este sub 3%. In aceste conditii, pentru „asumarea” riscurilor proiectului, firmele de constructii adauga o valoare „generoasa” pe baza unor  consideratii personale, fara sa aiba la baza o fundamentare logica, matematica sau coerenta.
      Statul roman accepta aceste valori contractuale si le plateste, cheltuind astfel, valori substantial mai mari decit valorile ce ar putea fi obtinute, atit prin reglementarea modului de elaborare si scriere a specificatiilor cit si a modalitatii de contractare (prin utilizarea eficienta si a altor tipuri de contracte, cum sunt cele din categoria cost rambursabil plus un onorariu, cu pret total plafonat, calculat pe baza unor indicatori de consum) pentru proiectele realizate. Practic companiile de constructii incaseaza bani pentru toate riscurile (de cele mai multe ori mult supraestimate, deoarece nu utilizeaza tehnici de Managementul Riscurilor), aferente fiecarei activitati din cadrul proiectului, riscuri care, de cele mai multe ori se constata ca „nu s-au produs”, iar atunci cind se produc impacteaza un numar redus de activitati.
      Pentru a intelege avantajele si dezavantajele fiecarui tip de contract, a modalitatilor eficiente de utilizare a acestora (in planificarea si dezvoltarea raporturilor comerciale atit cu Autoritatile Contractante cit si cu subcontractori si furnizori de materiale), si pentru a-si asigura astfel un avantaj competitiv important, este recomandabil ca firmele de constructii sa-si scolarizeze personalul propriu in domeniul Managementului de Proiect , asigurindu-se astfel ca utilizeaza integrat relatia timp-cost-calitate asupra ariei de cuprindere a proiectului, concomitent cu functiile de suport, respectiv Managementul Riscurilor, Managementul Comunicarii si Managementul Achizitiilor.
      Intelegerea avantajelor si dezavantajelor fiecarui tip de contract de achizitii, impreuna cu modalitatile eficiente de aplicare si utilizare reprezinta cheia actuala a succesului pentru toate companiile ce activeaza in sectorul constructii. Evitarea capcanelor contractuale, estimarea si evaluarea eficienta si managementul riscurilor, planificarea si sincronizarea fluxurilor financiare (cash in-flow si cash out-flow), concomitent cu o planificare corecta si reala a duratelor activitatilor din aria de cuprindere a proiectului pot conduce la realizarea calitatii contractate utilizind tehnicile de management-control pe baza managementului de proiect.

 

EUROPROIECT ESTATE
Eng. Marius GAITAN, PMP
PM Consultant & Civil Engineer
Mail : mgaitan@europroiect.ro
Tel : 0744-639025

 








AVANTAJELE PROJECT MANAGEMENTULUI


    

     Avantajul competitiv creat de Managementul de Proiect (Project Management) este dat in primul rind de urmatoarele :
  1. Organizatia va fi capabila sa livreze proiecte de succes in mod controlabil
  2. Organizatia va putea sa-si imbunatateasca procesele si procedurile interne
  3. Organizatia va putea sa-si dezvolte un brand care va crea clienti fideli
  4. Organizatia va putea sa-si creasca segmentul de piata in primul rind datorita atingerii nevelului de satisfactie al clientilor
  5. Organizatia va putea sa-si organizeze mai eficient resursele (umane , financiare , de timp )
  6. Calitatea oferita clientilor este asigurata permanent
  7. Costurile pot fi reduse in contextul asigurarii unei calitati superioare si a incadrarii in buget
  8. Asigurarea unui sistem de control al riscurilor elimina incertitudinile si reduce costurile
  9. Comunicarea se face eficient in interiorul echipei de PM si intre echipa si ceilalti participanti (stakeholderi)
  10. Realizarea de economii printr-un proces de procurement imbunatatit (pentru materiale si pentru servicii / subcontractanti) 


  Open Web Design Project Management Methodology